7月18日，志愿者业务口副经理丁伟芳和两位老师就赛前准备及赛时运行计划进行了讨论，其中包括“志愿者之家”治理条例、慰问巡查事情规范、志愿者事情赛时应急机制、事情例会制度以及志愿者激励包管通用政策
。

在讨论赛事运行物资计划时，他们将列出的物资一一筛选，以确保没有任何一件物品是多余的，也没有任何一件物品被遗忘
。清凉油、十滴水、菊花茶等祛暑物品、“志愿者之家”的娱乐物资、志愿者的纪念品等，都在这份物资计划中获得体现
。讨论中，运行组的纪彬彬老师提出：应购置茶桶，直接将沏好的茶水提供应志愿者，而不是提供茶叶和热水，以制止浪费茶叶及剩茶根随意抛弃的现象爆发
。这一意见提出后，获得了副经理丁伟芳的认同，并且立即写入物资清单
。例会什么时候开、开会时说哪些内容、“志愿者之家”如何安排、志愿者手册的内容，等等，每个问题都会被细化
。

在这次奥运会的效劳中，宣传组将会为每名志愿者拍摄最短时长为一分钟的视频，包括自我介绍、事情纪录等，以制作纪念光盘，纪录这难得的效劳奥运的事情场景
。同时，宣传组也要包管每名志愿者都有图片资料生存，制作团队纪念册
。

赛时，两部志愿者热线将开通，一部位于志愿者效劳处，用于志愿者意见投诉及反
。涣硪徊课挥凇爸驹刚咧摇，用于志愿者关于乘车路线的咨询
。